[기획- Global MICE Leader] 라운드 테이블 미팅 포맷을 기획하라

전문가 집단의 라운드테이블 미팅은 MICE의 중요한 포맷이다. 사진: 픽싸베이

(미디어원=김홍덕 기자) MICE 분야의 여러 카테고리들 중에는 우리나라에서 별로 신경을 쓰지 않는 분야가 하나 있다. 대규모 혹은 그야말로 전시적인 이벤트에 비하면 그 규모가 보잘 것 없겠지만 실상은 그러한 일 자체들을 만들어내는 일종의 전초적 작업으로서의 의미가 크다고도 할 수 있는, 이른바 ‘라운드 테이블 미팅’이다.

미국의 이벤트 기획, 운영사들이 자주 이용하는 이러한 포맷은 특정 산업 분야에서의 VIP혹은 유망한 유니콘들을 주 대상으로 해서 짜여지는 행사이다. 즉, 해당 분야의 전문가들이 10명 남짓한 규모의 모임을 통해 소위 알짜배기 정보와 비전을 공유하는 것이 바로 이 라운드 테이블 미팅인 것이다.

이 포맷의 특징은 업계의 전문가들이 시간에 구애받지 않고 현장의 소리들을 서로 공유함으로써 현재와 미래의 방향을 이끌어가도록 유도한다는 점이다. 내보란 듯이 펼쳐지는 화려함이나 웅장함은 없지만 진솔하고도 분석적인 비즈니스 상담과 딜(deal)이 이뤄지는 것도 사실은 이러한 소규모 모임에서 인 경우가 많다.

큰 전시회를 예로 들자면, 기획 혹은 주관사 입장에서야 북적대고 들썩거리는 분위기가 연출되어야 성공적으로 행사를 치른 셈이겠지만 정작 그 전시회에 출품한 부스 전시사들의 비지니스는 사실 전시장에서 이루어지지 않는다. 명함을 주고 받으며 인사를 나누는 정도의 초기 비지니스 단계가 전시장에서 이뤄진다고 한다면 글로벌 회사들의 경우 진짜 ‘거래’는 이러한 라운드 테이블 미팅을 통해 이뤄지는 경우가 태반사이다.

이러한 라운드 테이블 미팅의 장소는 당연히도 고급, 그것도 최고급 호텔에서 이뤄진다. 서로 상대방의 격을 존중하며 확실한 보안 내지는 프라이버시가 보장되어야 하는 곳에서 이야기가 잘 통하기 때문이다. 그러한 이유로 응접실이 있는 호텔 스위트 룸 이상의 공간 혹은 아주 격조 높은 분위기와 회의용 인프라 시설을 완비한 호텔 내의 비즈니스 룸이 이러한 장소로 선호된다.

글로벌 시장으로의 진입에 들어선 서구권 회사들은 이러한 라운드 테이블 미팅에서 주고 받는 선물에도 격차를 둔다. 호사스러운 향응이나 뇌물 수준의 호의가 일반 상식화되지 않은 서구권 회사들과의 미팅을 예로 들자면 국내 물가를 기준으로 해서 1만원 짜리, 3만원 짜리, 5만원 짜리 등으로 차별화된 선물이 준비되기도 한다.

컨퍼런스나 콩크레스 등 전시보다는 회의의 성격이 짙은 행사의 경우 특히 이러한 포맷은 연사 혹은 패널리스트들간에도 일정한 격차를 둠으로써 일종의 차별화된 프라이드를 은근히 과시하는 효과도 있다. 자, 그렇다면 이렇게 실속 있는 이벤트를 기획, 운영함으로써 기존 참가자들 혹은 타 경쟁 이벤트들보다 우월한 행사를 치러보면 어떨까?

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