미디어원 ㅣ 김미래기자
펀모아가 온라인 접수·심사 솔루션 CONBASE의 기능을 고도화하며 단순 신청 접수 시스템을 넘어 실제 운영 업무를 관리하는 솔루션으로 확장하고 있다. 이번에 강화한 기능은 전자서명, 재고·잔여 관리, 구조화 설문지 기능이다. 공모전이나 지원사업 접수뿐 아니라 행사 신청, 교육 모집, 체험 예약, 사전 조사, 심사 자료 정리까지 하나의 흐름으로 처리할 수 있게 하는 데 초점을 맞췄다.
온라인 접수 시스템은 그동안 신청서를 받는 기능에 머무는 경우가 많았다. 그러나 실제 운영 현장에서는 접수 이후 처리해야 할 일이 훨씬 많다. 참가자의 동의서 확인, 법정대리인 서명, 저작권 이용 동의, 개인정보 추가 동의, 회차별 정원 관리, 선착순 마감, 참가자 사전 설문, 심사위원용 자료 정리, 결과 통계 작성 등이 이어진다. 이 과정이 이메일, 엑셀, 수기 확인, 개별 파일 관리로 흩어지면 담당자의 업무 부담이 커지고 누락이나 중복 확인도 발생하기 쉽다.
CONBASE의 이번 고도화는 이처럼 접수 이후 반복되는 실무를 시스템 안으로 끌어들이려는 시도다. 신청자는 온라인에서 필요한 정보를 입력하고 동의와 서명 절차를 마칠 수 있으며, 운영자는 접수 현황과 잔여 인원, 설문 응답, 심사 자료를 한 곳에서 확인할 수 있다. 접수를 시작점으로 삼되, 실제 운영자가 마감 이후까지 처리해야 하는 업무를 함께 관리하는 방식이다.
전자서명, 동의서와 서약서 확인 업무 줄인다
가장 눈에 띄는 기능은 온라인 전자서명과 전자서약 기능이다. 공모전이나 행사, 교육 프로그램에서는 신청서 외에도 여러 형태의 동의서가 필요하다. 저작권 이용 동의, 초상권 동의, 개인정보 추가 동의, 법정대리인 확인, 시상금 수령 확인, 심사위원 보안·공정 서약 등이 대표적이다.
기존 방식에서는 참가자가 서류를 출력해 서명한 뒤 스캔하거나 사진으로 촬영해 이메일로 보내는 일이 많았다. 운영자는 제출 여부를 다시 확인하고, 빠진 서류가 있으면 개별 연락을 해야 했다. CONBASE 전자서명 기능은 이 절차를 접수 단계에 바로 연결한다. 참가자는 화면에서 내용을 확인한 뒤 온라인으로 서명하고, 운영자는 제출 여부를 시스템에서 확인할 수 있다.
이 기능은 특히 미성년자 참가가 많은 공모전, 초상권 동의가 필요한 문화·예술 행사, 보안 서약이 필요한 심사 운영, 상금 지급 서류가 필요한 시상 사업에서 활용도가 높다. 단순히 종이 서류를 온라인으로 옮기는 데 그치지 않고, 운영자가 확인해야 할 절차를 접수 흐름 안에 넣어 관리하는 것이 핵심이다.
잔여 관리, 선착순·회차별 모집 업무에 적합
재고·잔여 관리 기능은 예약형 모집이나 선착순 접수에 필요한 기능이다. 교육 프로그램, 체험 행사, 워크숍, 지역 행사, 시간대별 운영 프로그램은 신청자가 특정 회차나 장소, 시간을 선택하는 구조가 많다. 이때 운영자는 각 선택지별 정원과 남은 인원을 정확히 관리해야 한다.
CONBASE는 접수 항목의 선택지별로 정원과 잔여 수량을 설정할 수 있도록 했다. 신청자가 특정 회차나 옵션을 선택하면 남은 수량이 자동으로 반영된다. 운영자는 초과 접수 여부를 엑셀로 다시 계산하거나, 정원이 찬 회차를 수동으로 마감하는 부담을 줄일 수 있다.
이 기능은 공모전보다 행사·교육·체험·예약형 모집에서 더 넓게 쓰일 수 있다. 예를 들어 오전·오후로 나뉜 체험 프로그램, 날짜별 현장 투어, 회차별 세미나, 좌석 수가 정해진 설명회, 장소별 인원이 제한된 프로그램 등에 적용할 수 있다. 접수 솔루션이 예약 관리 기능까지 일부 흡수하는 셈이다.
구조화 설문, 신청서를 운영 데이터로 바꾼다
구조화 설문지 기능은 신청서의 역할을 넓히는 기능이다. 온라인 접수는 이름, 연락처, 소속, 첨부파일을 받는 데 그치기 쉽다. 그러나 운영자에게 필요한 정보는 이보다 많다. 참가자의 관심 분야, 참여 목적, 선호 시간대, 자격 요건, 사전 경험, 교육 수준, 장비 보유 여부, 후속 안내 방식 등은 행사 운영과 심사, 통계 작성에 모두 활용된다.
CONBASE는 단답형, 선택형, 다중선택형, 서술형 문항을 조합해 참가자 정보를 구조화해서 받을 수 있도록 했다. 이렇게 모은 데이터는 접수 현황 분석, 참가자 분류, 사전 안내, 심사 참고자료, 결과 보고서, 만족도 분석 등으로 이어질 수 있다. 설문이 단순 부가 기능이 아니라 운영 데이터를 만드는 도구가 되는 것이다.
공공기관과 지자체, 기업, 협회, 교육기관은 사업 종료 후 결과 보고와 통계 자료를 요구받는 경우가 많다. 처음부터 문항을 구조화해 데이터를 받으면 마감 뒤 엑셀을 다시 정리하거나 응답을 따로 분류하는 시간을 줄일 수 있다. 운영 담당자가 바뀌더라도 시스템에 남은 데이터와 이력으로 업무를 이어가기 쉽다는 장점도 있다.
공모전 접수에서 운영형 SaaS로 확장
펀모아는 CONBASE를 공모전 접수·심사 플랫폼에서 출발해 운영형 접수 솔루션으로 확장하고 있다. CONBASE 공식 사이트도 접수, 심사, 공지, 통계까지 한 번에 운영할 수 있는 구조를 내세우고 있다. 이번 전자서명·잔여관리·구조화 설문 기능 강화는 이 방향을 더 구체화한 조치다.
공모전과 지원사업 운영 시장은 여전히 이메일 접수, 파일 취합, 엑셀 정리, 심사표 수기 입력에 의존하는 경우가 적지 않다. 접수 건수가 많아질수록 누락 확인, 중복 제출, 파일명 정리, 심사위원 배정, 결과 집계 같은 반복 업무가 늘어난다. CONBASE는 이런 과정을 시스템으로 관리해 운영자의 시간을 줄이고, 참가자에게는 더 명확한 접수 환경을 제공하는 것을 목표로 한다.
특히 공공기관, 지방자치단체, 문화예술 기관, 교육기관, 협회, 기업 마케팅 부서처럼 반복적으로 모집 업무를 수행하는 조직에서는 접수와 심사를 별도 업무로 보지 않는다. 신청을 받고, 자격을 확인하고, 자료를 정리하고, 심사하거나 예약을 확정하고, 결과를 통계로 남기는 전체 과정이 하나의 운영 업무다. CONBASE가 기능맵을 강조하는 이유도 여기에 있다.
펀모아는 앞으로 CONBASE를 공모전 접수와 심사뿐 아니라 교육 모집, 체험 예약, 행사 신청, 설문 분석, 전자서약 관리 등 다양한 온라인 운영 업무에 적용할 수 있는 실무형 솔루션으로 발전시킬 계획이다. 공공기관과 기업뿐 아니라 소규모 단체, 학원, 협회, 커뮤니티, 개인 운영자도 복잡한 개발 없이 온라인 접수와 예약, 서약, 설문 기능을 활용할 수 있도록 하는 것이 목표다.
이번 고도화는 CONBASE가 단순히 “신청서를 받는 도구”가 아니라 “운영자가 마감 이후까지 관리해야 하는 업무를 줄이는 도구”로 자리 잡으려는 움직임으로 볼 수 있다. 온라인 모집 업무가 많아질수록 접수 이후의 확인, 동의, 정원 관리, 데이터 정리 기능은 더 중요해진다. 펀모아가 CONBASE의 기능을 어디까지 넓혀갈지가 온라인 접수·심사 운영 시장에서 주목되는 이유다.
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